مفهوم التنظيم
بعد تحديد أهداف المشروع وتحديد خط سير العمل في المستقبل وفقا للخطة المقررة فإنه من البديهي أن يمارس المدير وظيفة التنظيم ويعني ذلك تحديد الهيكل إن الإطار الذي تتشكل فيه الجهود لتحقيق الهدف .
أن الجهود تحتاج الى تحقيق التكامل بينهما بما يكفل تحقيق الهدف بكفاءة وفاعلية . ولابد أن يعرف كل مدير بالمشروع ماهية أوجه النشاط التي يشرف عليها ويديرها ،ومن هو رئيسه الذي يرفع أليه تقاريره والمسئول أمامه ، ومن هم مرؤ وسوه الذين يشرف عليهم ويوجههم ولابد له أن يعمل على توفير التنسيق والانسجام بين جهود المجموعة وان يعرف العلاقات بينه وبين المديرين الآخرين ، وطرق الاتصال الرئيسية والفرعية التي تربط كافة أجزاء المشروع ، أيضا ما هي المطالب اللازمة لشغل كل وظيفة وعلاقتها بغيرها من الوظائف هذه هي الأبعاد الرئيسية لوظيفة التنظيم التي تكفل تحقيق الهدف مع توافر عوامل السرعة و الكفاءة والاقتصاد في الجهد والتكلفة .
وقد وضع الباحثون الإداريون عديدا من التعاريف للتنظيم كوظيفة إدارية فيعرف (( كونتز ود ونيل )) التنظيم بأنه (( تجميع أوجه النشاط اللازمة لتحقيق الأهداف والخطط ، وإسناد هذه النشاطات الى إدارات تنهض بها وتفويض السلطة والتنسيق بين الجهود .
ويعرف ((إيروبك)) التنظيم بأنه (( تحديد لأوجه النشاط اللازمة لتحقيق الهدف (أو الخطة ) وترتيبها في مجموعات يمكن إسنادها الى أفراد .
ويعرف (لويس ألن ) التنظيم بأنه (( العمل الذي يؤديه المدير لإنشاء هيكل تنظيمي سليم ويفوض السلطات ويحدد المسئوليات وينشئ علاقات العمل التي تسهل تحقيق الأهداف )) .
ويعرف( كمبول ) التنظيم بأنه المعاون أو المساعد للإدارة . ويتضمن التنظيم مهام تحديد الرادارات وتحديد الأفراد الذين سيوكل إليهم تنفيذ العمل ، وتحديد اختصاصات كل من الإدارات والأفراد وكذا تحديد العلاقات التي يجب أن توجد بين الإدارات وبعضها البعض وكذا بين الأفراد وبعضهم البعض ))
ويعرف(( ديفز )) التنظيم بأنه (الوظيفة التي تخلق أو توفر الظروف الأساسية والعلاقات التي هي بمثابة متطلبات للتنفيذ الاقتصادي الفعال للخطة . والتنظيم يشمل تبعا لذلك التجهيز أو الأعداد والتوفيق المسبق للعوامل الرئيسية وللقوي الأساسية ، كما هو موضح في الخطة )
ويعرف ( تيري ) التنظيم بأنه ترتيب منسق للأعمال اللازمة لتحقيق الهدف ، وتحديد السلطة والمسئولية المعهود بها الى الأفراد الذين يتولون تنفيذ هذه الأعمال .
وبالإضافة الى التعاريف السابقة ، توجد تعاريف أخرى لوظيفة التنظيم أوردها عديد من الباحثين الإداريين وتتفق هذه التعاريف في مجموعة على أن التنظيم هو الإطار الذي في حدود ترتب وتنسق الجهود الجماعية لتحيق هدف مشترك بدون احتكاك أو تصادم بينها ، وتوفير البيئة المناسبة لكي يعمل أفراد القوى العاملة كفريق متكامل بما يكفل سير العمل على وجه مرض وتلافي معوقات الإنجاز . ويتمثل هذا الإطار التنظيمي في تحديد أوجه النشاط الواجب القيام بها لتحقيق الهدف وتجميعه في مجموعات وظيفية مستقلة تنهض بها تقسيمات تنظيمية قائمة بذاتها وتتفاوت أعدادها أحجامها بتفاوت حجم المشروع . كذلك تحديد خطوط السلطة وتوزيع المسئولية وإنشاء العلاقات بين الوظائف وبين المستويات الوظيفية عن طريق تحديد نطاق الإشراف أو التمكن لكل مستوى وظيفي .ويظهر الهيكل التنظيمي الوضع الذي تتشكل فيه المجموعات الوظيفية والعلاقات الرسمية بينها .
ويتم وضع الهيكل التنظيمي العام في ضوء الهدف العام المحدد للمشروع . وضع الهياكل التنظيمية الفرعية للتقسيمات التنظيمية بالمشروع في ضوء أهداف هذه التقسيمات .والتي هي بمثابة أهداف فرعية مشتقة من الهدف العام للمشروع .الإدارة والتنظيم :
أن التنظيم باعتباره يسعى الى تحديد الهيكل الذي يحكم تشكيل الجهود الجماعية وتحديد العلاقات بينها ، يمكن النظر إليه باعتباره أداة من أدوات الإدارة تستخدمها في النهوض بالاختصاصات والأعباء اللازمة لتحقيق الهدف . من ثق فالتنظيم هنا يسبق نشاط الإدارة التي تكفل توجيه الجهود الجماعية وقيادتها لتحقيق الهدف المنشود .
وبمعنى آخر فالتنظيم يتناول تحديد أوجه النشاط والوظائف وترتيب العلاقات بينها في حالة سكون ، ثم تأتي الإدارة فتبث الحياة في التنظيم عن طرق شغل الوظائف والمناصب الشاغرة في مختلف مستوياتها وقية الجهود الجماعية وتوجيهها لتحقيق الهدف .
ومن ناحية أخرى فالتنظيم كنشاط يعد وظيفة جوهرية من وظائف الإدارة . فالهيكل التنظيمي العام تحدده الهيئة الإدارية العليا للمشروع بما يكفل تحقيق الهدف المنشود ، وكذلك تعديل الهيكل التنظيمي وفقا للظروف والمواقف المتغيرة . وعلى ذلك يكون التنظيم وظيفة من وظائف الإدارة تلحق وظيفة التخطيط ورسم السياسة العامة للمشروع .شمول التنظيم :
ان كل مستوى إداري في المشروع يمارس وظيفة التنظيم ، لكن أبعاد هذه الوظيفة ونطاق ممارستها وأهميتها ودرجة تعقدها تختلف من مستوى إداري الى مستوى إداري آخر . فبينما تختص الإدارة العليا بوضع التنظيم العام للمشروع بما يكفل تحقيق الترابط بين كافة أوجه النشاط فضلا عن إجراء التغيرات الجوهرية في الهيكل التنظيمي للمشروع ، تختص الأداة الوسطى بوضع التنظيمات الفرعية في حدود التنظيم العام المقرر . كما تختص الإدارة المباشرة بتنظيم العمل داخل الوحدات التي يتم الإشراف المباشر عليها بما يكفل استبعاد الضياع في الوقت والجهد والتكلفة .( وضع الهيكل التنظيمي )
يمر وضع الهيكل التنظيمي للمشروع بمراحل معينة على النحو التالي :
1- تحديد الهدف الرئيسي للمشروع الذي ستوجه كافة الجهود لتحقيقه وكذا تحديد الأهداف الفرعية . والهدف يحدد الاحتياجات التنظيمية الأساسية . ويجب أن يعكس الهيكل التنظيمي أهداف المشروع وخططه حيث أن أوجه نشاط المشروع تنبع من هذه الأهداف وتلك الخطط .
2- تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق الأهداف والخطط .ويجب أن تكون الأوجه الرئيسية من النشاط متسعة بعض الشيء وتقسيم أوجه النشاط أكثر تفريعا وهكذا ...................
3- تجميع أوجه النشاط الرئيسية والفرعية في شكل وحدات أو تقسيمات تنظيمية عملية في ضوء ظروف كل مشروع وفي ضوء موارده وإمكانياته المادية والبشرية المتاحة مع الأخذ في الاعتبار لأحسن طريقة لاستخدام هذه الموارد والإمكانيات . ويراعي في تجميع أوجه النشاط أن ينهض كل تقسيم تنظيمي بوجه مستقل من أوجه النشاط بالمشروع .
بعد ذلك يتم تحديد اختصاص كل تقسيم تنظيمي وإسناده إدارة كل تقسيم منها الى أحد المديرين المساعدين وتفويضهم السلطات التي تمكنهم من أداء المهام المنوطة بهم والنهوض بالمسئوليات الواقعة على عاتقهم بكفاءة وفاعلية .
4- تحديد علاقات السلطة بين مختلف التقسيمات التنظيمية وذلك لخلق الظروف الضرورية المناسبة لتحقيق التعاون بين الأفراد وتنسيق جهودهم واستبعاد التضارب أو الازدواج والتداخل بين اختصاصات أو أعمال الوحدات التنظيمية المختلفة .
5- تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل وحدة من الوحدات التنظيمية الرئيسية والفرعية والتي ستنهض بأوجه النشاط داخل الوحدة .
6- تحديد السلطات والمسئوليات لكل وظيفة من الوظائف بالمشروع سواء الإشرافية ( الرئاسية ) منها أو وظائف التنفيذ .ويراعي في ذلك تدرج السلطات بحيث تزيد كلما اتجهنا نحو قمة التنظيم الإداري . وكذلك تحديد الاختصاصات بما يساعد على تجنب تشتت المسئولية أو تميعها أو شيوعها فضلا عن تجنب تكالب أفراد القوى العاملة على الاختصاصات والسلطات وانتزاعها من بعضهم البعض الآمر الذي يؤدي الى إحداث نزاع وتشاحن بين الأفراد . ويعقب ذلك إعداد وصف وظيفي لكل وظيفة من الوظائف يوضح واجباتها ومسئولياتها وسلطاتها والشروط اللازم توافرها لشغلها سواء ما يتعلق منها بالمؤهل العلمي أو الخبرة أو المهارات الإدارية والفنية أو القدرات الذهنية و الجسمانية أو غير ذلك من مطالب لازمة لشغل الوظيفة .
تجميع أوجه النشاط الرئيسية والفرعية في شكل تقسيمات تنظيمية مميزة : عند إنشاء الهيكل التنظيمي للمشروع يتم تحديد أوجه نشاطه الرئيسية منها والفرعية ثم ينظر في تجميع هذه النشاطات .
في شكل وحادت وتقسيمات تنظيمية متميزة وذلك ي ضوء ظروف كل مشروع على حدة .
ويرجع إنشاء التقسيمات التنظيمية أساسا الى حدود نطاق الإشراف فلا يمكن لمدير واحد أن يرف إشراف مباشرا عل عدد كبير من المرؤوسين الذين يمارسون أوجه نشاط متعددة ومتخصصة في ذات الوقت .ولذا يضطر مدير المشروع إلى أن يوزع أوجه النشاط على عدد من التقسيمات التنظيمية يمارس كال منها وجها محددا من أوجه النشاط ويخضع في ذات الوقت لتوجيه إشراف رئيس مستقل .
وبصفة عامة يمكن القول بان هناك اعتبارات عديدة يرتكز عليها هذا التجميع لأوجه النشاط ، من أهمها الاعتبارات التالية :
ا- الاستافدة من مزايا التخصص وتقسيم العمل فالتخصص في الأداء يزيد من الطاقة الإنتاجية ويحقق سرعة وكفاءة الأداء .
2- تحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الجهود الجماعية وتلافي أي ازدواج أو تداخل في اختصاصات التقسيمات أو الوحدات التنظيمية المختلفة .
3- إبراز الهيكل التنظيمي للأهمية النسبية لأوجه النشاط أو الأعمال في المشروع بحيث أن اوجه النشاط أو الأعمال ذات الوزن الكبير في تحقيق أهداف المشروع تبرز أهميتها في الهيكل التنظيمي سواء عن طريق فصلها كنشاطات مستقلة ومتميزة عن غيرها من النشاطات بالمشروع أة بتقرير مستويات وظيفية أعلى للإشراف عليها وإدارتها .
4- توفير وتسهيل عمليات الرقابة . فالتنظيم الإداري يجب أن يدعم عملية الرقابة لا ان يعرقلها . ويفيد في ذلك تجميع أوجه النشاط بحيث تبرز أهمية وحدات الرقابة وخضوع هذه الوحدات لإشراف رئاسات مستقلة عن الرئاسات التي تخضع لها وحدات التنفيذ التي يتم مراقبة أعمالها . فعلى سبيل المثال في المشروع الصناعي لا يجب أن يخضع قسم الرقابة على جودة الإنتاج لإشراف رئيس المصنع . الذي يتولى إدارة عمليات التشغيلى والإنتاج بالمصتع .
5- الاستفادة القصوى من الإمكانيات البشرية : ولا يعني ذلك لتنظيم حول الأفراد ،وانما ما نود الإشارة إليه هو ان الخطط التنظيمية يجب أن تأخذ في اعتبارها الإمكانيات والقدرات البشرية المتاحة للمشروع الأمر الذي قد يضطرها الى تعديل الهيكل التنظيمي المثالي بصفة مؤقتة لكي يناسب القدرات والإمكانيات البشرية المتاحة .
6- الاستفادة القصوى من الظروف الطبيعية أو الظروف البيئية وغيرها من الظروف العادية التي تحتم استخدام شكل معين من أشكال تجميع أوجه نشاط المشروع في تقسيمات تنظيمية متميزة .
هذا وتجدر الإشارة الى أن تجمع أوجه نشاط المشروع ليس هدفا في حد ذاته وانما هو مجرد وسيلة لترتيب أوجه النشاط بشكل يسهل معه تحقيق أهداف المشروع بكفاءة وفاعلية واقتصاد في الوقت والجهد والنفقة
بعد تحديد أهداف المشروع وتحديد خط سير العمل في المستقبل وفقا للخطة المقررة فإنه من البديهي أن يمارس المدير وظيفة التنظيم ويعني ذلك تحديد الهيكل إن الإطار الذي تتشكل فيه الجهود لتحقيق الهدف .
أن الجهود تحتاج الى تحقيق التكامل بينهما بما يكفل تحقيق الهدف بكفاءة وفاعلية . ولابد أن يعرف كل مدير بالمشروع ماهية أوجه النشاط التي يشرف عليها ويديرها ،ومن هو رئيسه الذي يرفع أليه تقاريره والمسئول أمامه ، ومن هم مرؤ وسوه الذين يشرف عليهم ويوجههم ولابد له أن يعمل على توفير التنسيق والانسجام بين جهود المجموعة وان يعرف العلاقات بينه وبين المديرين الآخرين ، وطرق الاتصال الرئيسية والفرعية التي تربط كافة أجزاء المشروع ، أيضا ما هي المطالب اللازمة لشغل كل وظيفة وعلاقتها بغيرها من الوظائف هذه هي الأبعاد الرئيسية لوظيفة التنظيم التي تكفل تحقيق الهدف مع توافر عوامل السرعة و الكفاءة والاقتصاد في الجهد والتكلفة .
وقد وضع الباحثون الإداريون عديدا من التعاريف للتنظيم كوظيفة إدارية فيعرف (( كونتز ود ونيل )) التنظيم بأنه (( تجميع أوجه النشاط اللازمة لتحقيق الأهداف والخطط ، وإسناد هذه النشاطات الى إدارات تنهض بها وتفويض السلطة والتنسيق بين الجهود .
ويعرف ((إيروبك)) التنظيم بأنه (( تحديد لأوجه النشاط اللازمة لتحقيق الهدف (أو الخطة ) وترتيبها في مجموعات يمكن إسنادها الى أفراد .
ويعرف (لويس ألن ) التنظيم بأنه (( العمل الذي يؤديه المدير لإنشاء هيكل تنظيمي سليم ويفوض السلطات ويحدد المسئوليات وينشئ علاقات العمل التي تسهل تحقيق الأهداف )) .
ويعرف( كمبول ) التنظيم بأنه المعاون أو المساعد للإدارة . ويتضمن التنظيم مهام تحديد الرادارات وتحديد الأفراد الذين سيوكل إليهم تنفيذ العمل ، وتحديد اختصاصات كل من الإدارات والأفراد وكذا تحديد العلاقات التي يجب أن توجد بين الإدارات وبعضها البعض وكذا بين الأفراد وبعضهم البعض ))
ويعرف(( ديفز )) التنظيم بأنه (الوظيفة التي تخلق أو توفر الظروف الأساسية والعلاقات التي هي بمثابة متطلبات للتنفيذ الاقتصادي الفعال للخطة . والتنظيم يشمل تبعا لذلك التجهيز أو الأعداد والتوفيق المسبق للعوامل الرئيسية وللقوي الأساسية ، كما هو موضح في الخطة )
ويعرف ( تيري ) التنظيم بأنه ترتيب منسق للأعمال اللازمة لتحقيق الهدف ، وتحديد السلطة والمسئولية المعهود بها الى الأفراد الذين يتولون تنفيذ هذه الأعمال .
وبالإضافة الى التعاريف السابقة ، توجد تعاريف أخرى لوظيفة التنظيم أوردها عديد من الباحثين الإداريين وتتفق هذه التعاريف في مجموعة على أن التنظيم هو الإطار الذي في حدود ترتب وتنسق الجهود الجماعية لتحيق هدف مشترك بدون احتكاك أو تصادم بينها ، وتوفير البيئة المناسبة لكي يعمل أفراد القوى العاملة كفريق متكامل بما يكفل سير العمل على وجه مرض وتلافي معوقات الإنجاز . ويتمثل هذا الإطار التنظيمي في تحديد أوجه النشاط الواجب القيام بها لتحقيق الهدف وتجميعه في مجموعات وظيفية مستقلة تنهض بها تقسيمات تنظيمية قائمة بذاتها وتتفاوت أعدادها أحجامها بتفاوت حجم المشروع . كذلك تحديد خطوط السلطة وتوزيع المسئولية وإنشاء العلاقات بين الوظائف وبين المستويات الوظيفية عن طريق تحديد نطاق الإشراف أو التمكن لكل مستوى وظيفي .ويظهر الهيكل التنظيمي الوضع الذي تتشكل فيه المجموعات الوظيفية والعلاقات الرسمية بينها .
ويتم وضع الهيكل التنظيمي العام في ضوء الهدف العام المحدد للمشروع . وضع الهياكل التنظيمية الفرعية للتقسيمات التنظيمية بالمشروع في ضوء أهداف هذه التقسيمات .والتي هي بمثابة أهداف فرعية مشتقة من الهدف العام للمشروع .الإدارة والتنظيم :
أن التنظيم باعتباره يسعى الى تحديد الهيكل الذي يحكم تشكيل الجهود الجماعية وتحديد العلاقات بينها ، يمكن النظر إليه باعتباره أداة من أدوات الإدارة تستخدمها في النهوض بالاختصاصات والأعباء اللازمة لتحقيق الهدف . من ثق فالتنظيم هنا يسبق نشاط الإدارة التي تكفل توجيه الجهود الجماعية وقيادتها لتحقيق الهدف المنشود .
وبمعنى آخر فالتنظيم يتناول تحديد أوجه النشاط والوظائف وترتيب العلاقات بينها في حالة سكون ، ثم تأتي الإدارة فتبث الحياة في التنظيم عن طرق شغل الوظائف والمناصب الشاغرة في مختلف مستوياتها وقية الجهود الجماعية وتوجيهها لتحقيق الهدف .
ومن ناحية أخرى فالتنظيم كنشاط يعد وظيفة جوهرية من وظائف الإدارة . فالهيكل التنظيمي العام تحدده الهيئة الإدارية العليا للمشروع بما يكفل تحقيق الهدف المنشود ، وكذلك تعديل الهيكل التنظيمي وفقا للظروف والمواقف المتغيرة . وعلى ذلك يكون التنظيم وظيفة من وظائف الإدارة تلحق وظيفة التخطيط ورسم السياسة العامة للمشروع .شمول التنظيم :
ان كل مستوى إداري في المشروع يمارس وظيفة التنظيم ، لكن أبعاد هذه الوظيفة ونطاق ممارستها وأهميتها ودرجة تعقدها تختلف من مستوى إداري الى مستوى إداري آخر . فبينما تختص الإدارة العليا بوضع التنظيم العام للمشروع بما يكفل تحقيق الترابط بين كافة أوجه النشاط فضلا عن إجراء التغيرات الجوهرية في الهيكل التنظيمي للمشروع ، تختص الأداة الوسطى بوضع التنظيمات الفرعية في حدود التنظيم العام المقرر . كما تختص الإدارة المباشرة بتنظيم العمل داخل الوحدات التي يتم الإشراف المباشر عليها بما يكفل استبعاد الضياع في الوقت والجهد والتكلفة .( وضع الهيكل التنظيمي )
يمر وضع الهيكل التنظيمي للمشروع بمراحل معينة على النحو التالي :
1- تحديد الهدف الرئيسي للمشروع الذي ستوجه كافة الجهود لتحقيقه وكذا تحديد الأهداف الفرعية . والهدف يحدد الاحتياجات التنظيمية الأساسية . ويجب أن يعكس الهيكل التنظيمي أهداف المشروع وخططه حيث أن أوجه نشاط المشروع تنبع من هذه الأهداف وتلك الخطط .
2- تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق الأهداف والخطط .ويجب أن تكون الأوجه الرئيسية من النشاط متسعة بعض الشيء وتقسيم أوجه النشاط أكثر تفريعا وهكذا ...................
3- تجميع أوجه النشاط الرئيسية والفرعية في شكل وحدات أو تقسيمات تنظيمية عملية في ضوء ظروف كل مشروع وفي ضوء موارده وإمكانياته المادية والبشرية المتاحة مع الأخذ في الاعتبار لأحسن طريقة لاستخدام هذه الموارد والإمكانيات . ويراعي في تجميع أوجه النشاط أن ينهض كل تقسيم تنظيمي بوجه مستقل من أوجه النشاط بالمشروع .
بعد ذلك يتم تحديد اختصاص كل تقسيم تنظيمي وإسناده إدارة كل تقسيم منها الى أحد المديرين المساعدين وتفويضهم السلطات التي تمكنهم من أداء المهام المنوطة بهم والنهوض بالمسئوليات الواقعة على عاتقهم بكفاءة وفاعلية .
4- تحديد علاقات السلطة بين مختلف التقسيمات التنظيمية وذلك لخلق الظروف الضرورية المناسبة لتحقيق التعاون بين الأفراد وتنسيق جهودهم واستبعاد التضارب أو الازدواج والتداخل بين اختصاصات أو أعمال الوحدات التنظيمية المختلفة .
5- تحديد الوظائف الإشرافية والتنفيذية داخل كل وحدة من الوحدات التنظيمية الرئيسية والفرعية والتي ستنهض بأوجه النشاط داخل الوحدة .
6- تحديد السلطات والمسئوليات لكل وظيفة من الوظائف بالمشروع سواء الإشرافية ( الرئاسية ) منها أو وظائف التنفيذ .ويراعي في ذلك تدرج السلطات بحيث تزيد كلما اتجهنا نحو قمة التنظيم الإداري . وكذلك تحديد الاختصاصات بما يساعد على تجنب تشتت المسئولية أو تميعها أو شيوعها فضلا عن تجنب تكالب أفراد القوى العاملة على الاختصاصات والسلطات وانتزاعها من بعضهم البعض الآمر الذي يؤدي الى إحداث نزاع وتشاحن بين الأفراد . ويعقب ذلك إعداد وصف وظيفي لكل وظيفة من الوظائف يوضح واجباتها ومسئولياتها وسلطاتها والشروط اللازم توافرها لشغلها سواء ما يتعلق منها بالمؤهل العلمي أو الخبرة أو المهارات الإدارية والفنية أو القدرات الذهنية و الجسمانية أو غير ذلك من مطالب لازمة لشغل الوظيفة .
تجميع أوجه النشاط الرئيسية والفرعية في شكل تقسيمات تنظيمية مميزة : عند إنشاء الهيكل التنظيمي للمشروع يتم تحديد أوجه نشاطه الرئيسية منها والفرعية ثم ينظر في تجميع هذه النشاطات .
في شكل وحادت وتقسيمات تنظيمية متميزة وذلك ي ضوء ظروف كل مشروع على حدة .
ويرجع إنشاء التقسيمات التنظيمية أساسا الى حدود نطاق الإشراف فلا يمكن لمدير واحد أن يرف إشراف مباشرا عل عدد كبير من المرؤوسين الذين يمارسون أوجه نشاط متعددة ومتخصصة في ذات الوقت .ولذا يضطر مدير المشروع إلى أن يوزع أوجه النشاط على عدد من التقسيمات التنظيمية يمارس كال منها وجها محددا من أوجه النشاط ويخضع في ذات الوقت لتوجيه إشراف رئيس مستقل .
وبصفة عامة يمكن القول بان هناك اعتبارات عديدة يرتكز عليها هذا التجميع لأوجه النشاط ، من أهمها الاعتبارات التالية :
ا- الاستافدة من مزايا التخصص وتقسيم العمل فالتخصص في الأداء يزيد من الطاقة الإنتاجية ويحقق سرعة وكفاءة الأداء .
2- تحقيق التكامل والتنسيق بين كافة الجهود الجماعية وتلافي أي ازدواج أو تداخل في اختصاصات التقسيمات أو الوحدات التنظيمية المختلفة .
3- إبراز الهيكل التنظيمي للأهمية النسبية لأوجه النشاط أو الأعمال في المشروع بحيث أن اوجه النشاط أو الأعمال ذات الوزن الكبير في تحقيق أهداف المشروع تبرز أهميتها في الهيكل التنظيمي سواء عن طريق فصلها كنشاطات مستقلة ومتميزة عن غيرها من النشاطات بالمشروع أة بتقرير مستويات وظيفية أعلى للإشراف عليها وإدارتها .
4- توفير وتسهيل عمليات الرقابة . فالتنظيم الإداري يجب أن يدعم عملية الرقابة لا ان يعرقلها . ويفيد في ذلك تجميع أوجه النشاط بحيث تبرز أهمية وحدات الرقابة وخضوع هذه الوحدات لإشراف رئاسات مستقلة عن الرئاسات التي تخضع لها وحدات التنفيذ التي يتم مراقبة أعمالها . فعلى سبيل المثال في المشروع الصناعي لا يجب أن يخضع قسم الرقابة على جودة الإنتاج لإشراف رئيس المصنع . الذي يتولى إدارة عمليات التشغيلى والإنتاج بالمصتع .
5- الاستفادة القصوى من الإمكانيات البشرية : ولا يعني ذلك لتنظيم حول الأفراد ،وانما ما نود الإشارة إليه هو ان الخطط التنظيمية يجب أن تأخذ في اعتبارها الإمكانيات والقدرات البشرية المتاحة للمشروع الأمر الذي قد يضطرها الى تعديل الهيكل التنظيمي المثالي بصفة مؤقتة لكي يناسب القدرات والإمكانيات البشرية المتاحة .
6- الاستفادة القصوى من الظروف الطبيعية أو الظروف البيئية وغيرها من الظروف العادية التي تحتم استخدام شكل معين من أشكال تجميع أوجه نشاط المشروع في تقسيمات تنظيمية متميزة .
هذا وتجدر الإشارة الى أن تجمع أوجه نشاط المشروع ليس هدفا في حد ذاته وانما هو مجرد وسيلة لترتيب أوجه النشاط بشكل يسهل معه تحقيق أهداف المشروع بكفاءة وفاعلية واقتصاد في الوقت والجهد والنفقة
وهناك أسس متعددة لتجميع أوجه نشاط المشروع في شكل تقسيمات أو وحدات تنظيمية . ولكل أساس منها مزاياه ومشكلاته في ذات الوقت وليس هناك أساس نمطي لتنظيم المشروعات وإنما لكل مشروع ظروفه ، ولذلك يتم اختيار أساس تنظيمه الداخلي بما يتفق مع هذه الظروف .
ونعرض فيما يلي الأسس الشائعة للتنظيم الداخلي للمشروعات :أولا:- التنظيم حسب طبيعة الوظائف لبتي يقوم بها المشروع :
وهذا التنظيم شائع الاستخدام في التطبيق العملي . فالمشروع الصناعي على سبيل المثال يقوم بعمليات شراء المواد الأولية اللازمة للتصنيع ، وانتاج سلعة أو سلع معينة يساهم بها في إشباع حاجات ورغبات أفراد وانتاج سلعة أو سلع معينة يساهم بها في إشباع حاجات ورغبات أفراد المجتمع ، وتسويق المنتجات بعد تصنيعها بالبحث عن المستهلكين لها ، الى جانب عملية تمويل المشروع وذلك بتدبير احتياجاته من الأموال والرقابة على استخدامها الاستخدام الاقتصادي الأمثل . ولذا فمن الامور المنطقية أن تجمع هذه النشاطات المتعددة في تقسيمات تنظيمية رئيسية وفرعية حسب طبيعة الوظائف فتخص إدارة للشراء وادارة للبيع وادارة ثانية للإنتاج وادارة ثالثة للتسويق وادارة رابعة للتمويل . وهذه التقسيمات التنظيمية الرئيسية التي تنهض بأوجه النشاط الرئيسية تقسم بدورها الى تقسيمات فرعية تنهض بأوجه النشاط التفصيلية داخل التقسيم التنظيمي الرئيسي .ففي إدارة المشتريات تخصص وحدة تنظيمية لتلقي طلبات الشراء ،ووحدة أخرى للأسعار وثالثة للتعامل مع الموردين ورابعة لإجراء عقود الشراء وهكذا .
وفي إدارة الإنتاج تخصص وحدة تنظيمية للتصنيع الذي عمليات التشغيل ( الصيانة – مبان – عدد - آلات ) ووحدة ثانية لتخطيط وضبط الإنتاج ( جداول الإنتاج – إصدار أوامر التشغيل – سجلات الإنتاج – المخازن ) وثالثة للرقابة على الإنتاج ( رقابة على الجودة - معايير الأداء – دراسة العمل ) وهكذا
ونعرض فيما يلي الأسس الشائعة للتنظيم الداخلي للمشروعات :أولا:- التنظيم حسب طبيعة الوظائف لبتي يقوم بها المشروع :
وهذا التنظيم شائع الاستخدام في التطبيق العملي . فالمشروع الصناعي على سبيل المثال يقوم بعمليات شراء المواد الأولية اللازمة للتصنيع ، وانتاج سلعة أو سلع معينة يساهم بها في إشباع حاجات ورغبات أفراد وانتاج سلعة أو سلع معينة يساهم بها في إشباع حاجات ورغبات أفراد المجتمع ، وتسويق المنتجات بعد تصنيعها بالبحث عن المستهلكين لها ، الى جانب عملية تمويل المشروع وذلك بتدبير احتياجاته من الأموال والرقابة على استخدامها الاستخدام الاقتصادي الأمثل . ولذا فمن الامور المنطقية أن تجمع هذه النشاطات المتعددة في تقسيمات تنظيمية رئيسية وفرعية حسب طبيعة الوظائف فتخص إدارة للشراء وادارة للبيع وادارة ثانية للإنتاج وادارة ثالثة للتسويق وادارة رابعة للتمويل . وهذه التقسيمات التنظيمية الرئيسية التي تنهض بأوجه النشاط الرئيسية تقسم بدورها الى تقسيمات فرعية تنهض بأوجه النشاط التفصيلية داخل التقسيم التنظيمي الرئيسي .ففي إدارة المشتريات تخصص وحدة تنظيمية لتلقي طلبات الشراء ،ووحدة أخرى للأسعار وثالثة للتعامل مع الموردين ورابعة لإجراء عقود الشراء وهكذا .
وفي إدارة الإنتاج تخصص وحدة تنظيمية للتصنيع الذي عمليات التشغيل ( الصيانة – مبان – عدد - آلات ) ووحدة ثانية لتخطيط وضبط الإنتاج ( جداول الإنتاج – إصدار أوامر التشغيل – سجلات الإنتاج – المخازن ) وثالثة للرقابة على الإنتاج ( رقابة على الجودة - معايير الأداء – دراسة العمل ) وهكذا